Ero sivun ”Ohje kokousten koolle kutsumiseksi” versioiden välillä

PiraattiWikistä
Siirry navigaatioon Siirry hakuun
(→‎Yhdistyksen jäsenkokous: kuva piratewebistä)
 
(2 välissä olevaa versiota samalta käyttäjältä ei näytetä)
Rivi 19: Rivi 19:
* Hallitus päättää kutsua yhdistyksen kokouksen koolle. Kokousta voivat vaatia myös yhdistyksen jäsenet siten, kuin säännöissä on määrätty.
* Hallitus päättää kutsua yhdistyksen kokouksen koolle. Kokousta voivat vaatia myös yhdistyksen jäsenet siten, kuin säännöissä on määrätty.
* Tarkista, että kaikki tarvittava on kirjattu kokouskutsuun. Joitain asioita ei voi käsitellä kokouksessa, jos siitä ei ole mainintaa kutsussa (esim. sääntömuutokset).
* Tarkista, että kaikki tarvittava on kirjattu kokouskutsuun. Joitain asioita ei voi käsitellä kokouksessa, jos siitä ei ole mainintaa kutsussa (esim. sääntömuutokset).
* Varmista esimerkiksi yhdistyksen säännöistä, että kaikki kokouksen aikana tarvittavat asiakirjat on laadittu hyvissä ajoin.
* Varmista että kaikki kokouksen aikana tarvittavat asiakirjat on laadittu hyvissä ajoin ja toimitettu kokoukseen osallistujille.
** Piiriyhdistys toimittaa vuosikertomuksen ja tilinpäätöksen vähintään kaksi viikkoa ennen jäsenkokousta yhdistyksen toiminnantarkastajalle.
* Kokouskutsu pitää lähettää jäsenille hyvissä ajoin, yleensä kolme viikkoa ennen piiriyhdistyksen kokousta (tarkista yhdistyksen säännöistä) ja neljä viikkoa ennen puolueen kokousta.
* Kokouskutsu pitää lähettää jäsenille hyvissä ajoin, yleensä kolme viikkoa ennen piiriyhdistyksen kokousta (tarkista yhdistyksen säännöistä) ja neljä viikkoa ennen puolueen kokousta.
** Varmista tilavaraus ennen kokouskutsun lähettämistä.
** Varmista tilavaraus ennen kokouskutsun lähettämistä.
** Kokouskutsu toimitetaan jäsenille jäsenrekisterin kautta sähköpostilla.
** Kokouskutsu toimitetaan jäsenille kautta sähköpostilla, esim. jäsenrekisterin kautta.
** [[Tapahtumien lisääminen kalenteriin|Merkitse kokous]] myös [http://piraattipuolue.fi/seuraa/kalenteri/ puolueen kalenteriin]. Jos sinulla ei ole oikeuksia päivittää kalenteria, ota yhteyttä puoluehallitukseen.
** [[Tapahtumien lisääminen kalenteriin|Merkitse kokous]] myös [http://piraattipuolue.fi/seuraa/kalenteri/ puolueen kalenteriin]. Jos sinulla ei ole oikeuksia päivittää kalenteria, ota yhteyttä puoluehallitukseen.
** Luo kokoukselle myös Facebook-tapahtuma ja mainosta tilaisuutta muissa someryhmissä avoimesti. Kehoita aktiiveja kutsumaan paikalle piraattipotentiaalia.
** Luo kokoukselle myös Facebook-tapahtuma ja mainosta tilaisuutta muissa someryhmissä avoimesti. Kehoita aktiiveja kutsumaan paikalle piraattipotentiaalia.
Rivi 34: Rivi 35:
* Vastuuhenkilöiden (esim. tapahtumavastaava) pitää olla kokouspaikalla ajoissa, ja:
* Vastuuhenkilöiden (esim. tapahtumavastaava) pitää olla kokouspaikalla ajoissa, ja:
** Järjestellä kokoussali.
** Järjestellä kokoussali.
** Tarkistaa äänentoisto tarvittaessa.
** Tarkistaa äänentoisto ja etäyhteys tarvittaessa.
** Tuoda paikalle rekvisiittaa, kuten puolueen roll-up tai lippu, sekä resurssien rajoissa myyntiartikkeleita, esitteitä ja syötävää.
** Tuoda paikalle rekvisiittaa, kuten puolueen roll-up tai lippu, sekä resurssien rajoissa myyntiartikkeleita, esitteitä ja syötävää.
** Varmistaa etäyhteyden toimivuus, jos se on käytössä.
** Varmistaa etäyhteyden toimivuus, jos se on käytössä.
* Hallituksen puheenjohtaja aloittaa kokouksen, joka käydään esityslistan mukaisesti.
* Hallituksen puheenjohtaja aloittaa kokouksen, joka käydään esityslistan mukaisesti.
* Kokouksen päätyttyä puheenjohtaja varmistaa, että tarvittavat vastuutehtävät on jaettu hallitukselle.
* Kokouksen päätyttyä puheenjohtaja varmistaa, että tarvittavat vastuut on jaettu.
* Hallitus käy tarvittavat toimet läpi seuraavassa kokouksessaan.
** Jos yhdistyksen hallitus vaihtui, vanha ja uusi hallitus [[Hallituksen_vaihdos|tekee yhdessä tarvittavat toimenpiteet]].


== Lisätietoja kokouskäytänteistä ==
== Lisätietoja kokouskäytänteistä ==

Nykyinen versio 12. toukokuuta 2016 kello 18.33

Hallituksen kokous

Puolue- ja piirihallituksen kutsuu koolle yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Myös yhdistyksen hallituksella on oikeus tietyin, säännöissä mainituin ehdoin kutsua kokous koolle.

  • Hallituksen kokoukselle ei yleensä ole määritelty määräaikaa, milloin kokous pitää kutsua kokoon. Voit siis kutsua kokouksen kokoon lyhyelläkin aikataululla, jos se on välttämätöntä.
    • On kuitenkin hyvää hallintoa ilmoittaa kokouksesta kuitenkin esimerkiksi 3–5 päivää etukäteen.
  • Virallinen kanava kokouksen koollekutsumiseksi on yleensä sovittu hallituksen kesken (usein hallituksen sähköpostilista).
    • Muut kanavat, kuten soittaminen, sosiaalisen median ryhmät tai chat-ikkunat auttavat viestin perillemenemisessä.
  • Kokous voidaan käydä kokoontumalla johonkin tilaan, videoneuvottelun avulla, IRC:ssä tai muilla teknisillä välineillä.
    • Huomaathan, että sähköpostikokouksissa hallituksen jäsenet eivät voi keskustella, joten käyttö soveltuu lähinnä rutiinitoimiin, kuten pöytäkirjojen tarkastamiseen ja jäsenhakemusten käsittelyyn.

Yhdistyksen jäsenkokous

Kokouskutsun voit lähettää yhdistyksen jäsenille Pirateweb-palvelun avulla.

Yhdistysten jäsenkokoukset ovat yhdistyksen virallisin julkinen tapahtuma, sillä niissä päätetyt asiat on tehty jäsenistön mandaatilla. Jäsenkokousten valmistelu ja järjestäminen tulee valmistella huolella.

Ennen kokousta

  • Hallitus päättää kutsua yhdistyksen kokouksen koolle. Kokousta voivat vaatia myös yhdistyksen jäsenet siten, kuin säännöissä on määrätty.
  • Tarkista, että kaikki tarvittava on kirjattu kokouskutsuun. Joitain asioita ei voi käsitellä kokouksessa, jos siitä ei ole mainintaa kutsussa (esim. sääntömuutokset).
  • Varmista että kaikki kokouksen aikana tarvittavat asiakirjat on laadittu hyvissä ajoin ja toimitettu kokoukseen osallistujille.
    • Piiriyhdistys toimittaa vuosikertomuksen ja tilinpäätöksen vähintään kaksi viikkoa ennen jäsenkokousta yhdistyksen toiminnantarkastajalle.
  • Kokouskutsu pitää lähettää jäsenille hyvissä ajoin, yleensä kolme viikkoa ennen piiriyhdistyksen kokousta (tarkista yhdistyksen säännöistä) ja neljä viikkoa ennen puolueen kokousta.
    • Varmista tilavaraus ennen kokouskutsun lähettämistä.
    • Kokouskutsu toimitetaan jäsenille kautta sähköpostilla, esim. jäsenrekisterin kautta.
    • Merkitse kokous myös puolueen kalenteriin. Jos sinulla ei ole oikeuksia päivittää kalenteria, ota yhteyttä puoluehallitukseen.
    • Luo kokoukselle myös Facebook-tapahtuma ja mainosta tilaisuutta muissa someryhmissä avoimesti. Kehoita aktiiveja kutsumaan paikalle piraattipotentiaalia.
  • Kokoukseen tulossa olevat, mahdolliset kokousaloitteet, kannattaa käydä läpi hallituksen kanssa viimeistään viikkoa ennen kokousta.
    • Aloitteita ei voi hylätä ilman painavia perusteita (käytännössä aloitteen tulisi olla lainvastainen tai täysin asiaton).
    • Hyvää hallintoa on ilmoittaa hylätyistä aloitteista ja perustella niiden hylkääminen lyhyesti jäsenkokouksen aikana.
  • Jäsenillä pitää olla pääsy kaikkiin kokouksen asiakirjoihin (ml. aloitteet) hyvissä ajoin ennen kokousta.

Kokouspäivänä ja sen jälkeen

  • Vastuuhenkilöiden (esim. tapahtumavastaava) pitää olla kokouspaikalla ajoissa, ja:
    • Järjestellä kokoussali.
    • Tarkistaa äänentoisto ja etäyhteys tarvittaessa.
    • Tuoda paikalle rekvisiittaa, kuten puolueen roll-up tai lippu, sekä resurssien rajoissa myyntiartikkeleita, esitteitä ja syötävää.
    • Varmistaa etäyhteyden toimivuus, jos se on käytössä.
  • Hallituksen puheenjohtaja aloittaa kokouksen, joka käydään esityslistan mukaisesti.
  • Kokouksen päätyttyä puheenjohtaja varmistaa, että tarvittavat vastuut on jaettu.

Lisätietoja kokouskäytänteistä