Ero sivun ”Ohje kokousten koolle kutsumiseksi” versioiden välillä

PiraattiWikistä
Siirry navigaatioon Siirry hakuun
 
(6 välissä olevaa versiota 2 käyttäjän tekeminä ei näytetä)
Rivi 1: Rivi 1:
= Ohjeet kokousten koolle kutsumiseksi. =


== Hallituksen kokous ==
== Hallituksen kokous ==
Rivi 6: Rivi 4:
Puolue- ja piirihallituksen kutsuu koolle yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Myös yhdistyksen hallituksella on oikeus tietyin, säännöissä mainituin ehdoin kutsua kokous koolle.
Puolue- ja piirihallituksen kutsuu koolle yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Myös yhdistyksen hallituksella on oikeus tietyin, säännöissä mainituin ehdoin kutsua kokous koolle.


# Kutsu kokous koolle vähintään kolme täyttä vuorokautta ennen varsinaista kokousta. Tasainen 3 - 5 vuorokautta on hyvää hallintoa.
* Hallituksen kokoukselle ei yleensä ole määritelty määräaikaa, milloin kokous pitää kutsua kokoon. Voit siis kutsua kokouksen kokoon lyhyelläkin aikataululla, jos se on välttämätöntä.
# Virallinen kanava kokouksen koollekutsumiseksi on kyseisen hallituksen sähköpostilista. Muut kanavat, kuten sosiaalisen median ryhmät tai chat-ikkunat auttavat viestin perillemenemisessä.
** On kuitenkin hyvää hallintoa ilmoittaa kokouksesta kuitenkin esimerkiksi 3–5 päivää etukäteen.
# Kokous voidaan käydä irl kokoontumisena, videoneuvottelulla, IRC:ssä tai muilla teknisillä välineillä. Sähköpostikokouksissa hallituksen jäsenet eivät voi keskustella, joten käyttö soveltuu lähinnä rutiinitoimiin, kuten pöytäkirjojen tarkastamiseen ja jäsenhakemusten käsittelyyn.
* Virallinen kanava kokouksen koollekutsumiseksi on yleensä sovittu hallituksen kesken (usein hallituksen sähköpostilista).
**Muut kanavat, kuten soittaminen, sosiaalisen median ryhmät tai chat-ikkunat auttavat viestin perillemenemisessä.
* Kokous voidaan käydä kokoontumalla johonkin tilaan, videoneuvottelun avulla, [[IRC]]:ssä tai muilla teknisillä välineillä.
** Huomaathan, että sähköpostikokouksissa hallituksen jäsenet eivät voi keskustella, joten käyttö soveltuu lähinnä rutiinitoimiin, kuten pöytäkirjojen tarkastamiseen ja jäsenhakemusten käsittelyyn.


== Yhdistyksen jäsenkokous ==
== Yhdistyksen jäsenkokous ==
[[Tiedosto:Pirateweb jasenposti.png|Kokouskutsun voit lähettää yhdistyksen jäsenille [https://pirateweb.net Pirateweb-palvelun] avulla.|thumb|right]]
Yhdistysten jäsenkokoukset ovat yhdistyksen virallisin julkinen tapahtuma, sillä niissä päätetyt asiat on tehty jäsenistön mandaatilla. Jäsenkokousten valmistelu ja järjestäminen tulee valmistella huolella.


Yhdistysten jäsenkokoukset ovat virallisin julkinen tapahtuma, sillä niissä päätetyt asiat on tehty jäsenistön mandaatilla. Jäsenkokousten valmistelu ja järjestäminen tulee valmistella huolella.
=== Ennen kokousta ===


=== Ennen kokousta ===
* Hallitus päättää kutsua yhdistyksen kokouksen koolle. Kokousta voivat vaatia myös yhdistyksen jäsenet siten, kuin säännöissä on määrätty.
* Tarkista, että kaikki tarvittava on kirjattu kokouskutsuun. Joitain asioita ei voi käsitellä kokouksessa, jos siitä ei ole mainintaa kutsussa (esim. sääntömuutokset).
* Varmista että kaikki kokouksen aikana tarvittavat asiakirjat on laadittu hyvissä ajoin ja toimitettu kokoukseen osallistujille.
** Piiriyhdistys toimittaa vuosikertomuksen ja tilinpäätöksen vähintään kaksi viikkoa ennen jäsenkokousta yhdistyksen toiminnantarkastajalle.
* Kokouskutsu pitää lähettää jäsenille hyvissä ajoin, yleensä kolme viikkoa ennen piiriyhdistyksen kokousta (tarkista yhdistyksen säännöistä) ja neljä viikkoa ennen puolueen kokousta.
** Varmista tilavaraus ennen kokouskutsun lähettämistä.
** Kokouskutsu toimitetaan jäsenille kautta sähköpostilla, esim. jäsenrekisterin kautta.
** [[Tapahtumien lisääminen kalenteriin|Merkitse kokous]] myös [http://piraattipuolue.fi/seuraa/kalenteri/ puolueen kalenteriin]. Jos sinulla ei ole oikeuksia päivittää kalenteria, ota yhteyttä puoluehallitukseen.
** Luo kokoukselle myös Facebook-tapahtuma ja mainosta tilaisuutta muissa someryhmissä avoimesti. Kehoita aktiiveja kutsumaan paikalle piraattipotentiaalia.
* Kokoukseen tulossa olevat, mahdolliset kokousaloitteet, kannattaa käydä läpi hallituksen kanssa viimeistään viikkoa ennen kokousta.
** Aloitteita ei voi hylätä ilman painavia perusteita (käytännössä aloitteen tulisi olla lainvastainen tai täysin asiaton).
** Hyvää hallintoa on ilmoittaa hylätyistä aloitteista ja perustella niiden hylkääminen lyhyesti jäsenkokouksen aikana.
* Jäsenillä pitää olla pääsy kaikkiin kokouksen asiakirjoihin (ml. aloitteet) hyvissä ajoin ennen kokousta.


# Varmista yhdistyksen säännöistä, että kaikki kokouksen aikana tarvittavat asiakirjat on laadittu.
=== Kokouspäivänä ja sen jälkeen ===
# Päätöksen kokouksen koollekutsumisesta tekee yhdistyksen hallitus, tai kuten muutoin yhdistyksen säännöissä määrätään.
# Kokouskutsu tulee toimittaa jäsenille 3 viikkoa ennen piiriyhdistyksen kokousta ja 4 viikkoa ennen puolueen kokousta.
## Varmista tilavaraus ennen kokouskutsun lähettämistä.
## Kokouskutsu toimitetaan jäsenille jäsenrekisterin sähköpostiosoitelistaa käyttäen. Huomaa, että sääntömuutosesityksistä on ilmoitettava kokouskutsun yhteydessä.
## Ilmoita kokouksesta [http://piraattipuolue.fi/seuraa/kalenteri/ puolueen kalenterissa]. Jos sinulla ei ole oikeuksia päivittää kalenteria, ota yhteyttä puoluehallituksen jäseneen.
## Luo kokoukselle Facebook -tapahtuma ja mainosta tilaisuutta muissa someryhmissä avoimesti. Kehoita aktiiveja kutsumaan paikalle piraattipotentiaalia.
# Mahdolliset kokousaloitteet kannattaa käsitellä viimeistään viikkoa ennen kokousta hallituksen toimesta. Aloitteita ei voi hylätä ilman painavia perusteita, esimerkiksi esitettyjä laittomuuksia tai muita asiattomuuksia. Hyvää hallintoa on ilmoittaa hylätyistä aloitteista ja niiden perusteista lyhyesti jäsenkokouksen aikana.
# Kaikki kokouksen asiakirjat ja aloitteet tulee olla jäsenten saatavilla hyvissä ajoin ennen kokousta.


=== Kokouspaikalla ===
* Vastuuhenkilöiden (esim. tapahtumavastaava) pitää olla kokouspaikalla ajoissa, ja:
** Järjestellä kokoussali.
** Tarkistaa äänentoisto ja etäyhteys tarvittaessa.
** Tuoda paikalle rekvisiittaa, kuten puolueen roll-up tai lippu, sekä resurssien rajoissa myyntiartikkeleita, esitteitä ja syötävää.
** Varmistaa etäyhteyden toimivuus, jos se on käytössä.
* Hallituksen puheenjohtaja aloittaa kokouksen, joka käydään esityslistan mukaisesti.
* Kokouksen päätyttyä puheenjohtaja varmistaa, että tarvittavat vastuut on jaettu.
** Jos yhdistyksen hallitus vaihtui, vanha ja uusi hallitus [[Hallituksen_vaihdos|tekee yhdessä tarvittavat toimenpiteet]].


# Tapahtumavastaavan kannattaa olla paikalla ajoissa, ja..
== Lisätietoja kokouskäytänteistä ==
## Tuoda paikalle puolueen roll-up tai lippu, sekä resurssien rajoissa myyntiartikkeleita, esitteitä ja syötävää.
* http://kokous.ok-opintokeskus.fi/kokoukset-yhdistystoiminnassa
## Kokouksen luonteesta riippuen, varmistaa etäyhteyden toimivuus.
* http://yhdistystieto.fi/wiki/list/kokoukset
# Hallituksen puheenjohtaja aloittaa kokouksen, joka käydään esityslistan mukaisesti.
# Kokouksen päätyttyä varmistetaan että asiakirjoihin liittyvät nakit on jaettu.
# Puretaan kokous seuraavassa hallituksen kokouksessa ja selvitetään onko nakit tehty.


[[Luokka:Ohjeet]]
[[Luokka:Ohjeet]]

Nykyinen versio 12. toukokuuta 2016 kello 18.33

Hallituksen kokous

Puolue- ja piirihallituksen kutsuu koolle yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Myös yhdistyksen hallituksella on oikeus tietyin, säännöissä mainituin ehdoin kutsua kokous koolle.

  • Hallituksen kokoukselle ei yleensä ole määritelty määräaikaa, milloin kokous pitää kutsua kokoon. Voit siis kutsua kokouksen kokoon lyhyelläkin aikataululla, jos se on välttämätöntä.
    • On kuitenkin hyvää hallintoa ilmoittaa kokouksesta kuitenkin esimerkiksi 3–5 päivää etukäteen.
  • Virallinen kanava kokouksen koollekutsumiseksi on yleensä sovittu hallituksen kesken (usein hallituksen sähköpostilista).
    • Muut kanavat, kuten soittaminen, sosiaalisen median ryhmät tai chat-ikkunat auttavat viestin perillemenemisessä.
  • Kokous voidaan käydä kokoontumalla johonkin tilaan, videoneuvottelun avulla, IRC:ssä tai muilla teknisillä välineillä.
    • Huomaathan, että sähköpostikokouksissa hallituksen jäsenet eivät voi keskustella, joten käyttö soveltuu lähinnä rutiinitoimiin, kuten pöytäkirjojen tarkastamiseen ja jäsenhakemusten käsittelyyn.

Yhdistyksen jäsenkokous

Kokouskutsun voit lähettää yhdistyksen jäsenille Pirateweb-palvelun avulla.

Yhdistysten jäsenkokoukset ovat yhdistyksen virallisin julkinen tapahtuma, sillä niissä päätetyt asiat on tehty jäsenistön mandaatilla. Jäsenkokousten valmistelu ja järjestäminen tulee valmistella huolella.

Ennen kokousta

  • Hallitus päättää kutsua yhdistyksen kokouksen koolle. Kokousta voivat vaatia myös yhdistyksen jäsenet siten, kuin säännöissä on määrätty.
  • Tarkista, että kaikki tarvittava on kirjattu kokouskutsuun. Joitain asioita ei voi käsitellä kokouksessa, jos siitä ei ole mainintaa kutsussa (esim. sääntömuutokset).
  • Varmista että kaikki kokouksen aikana tarvittavat asiakirjat on laadittu hyvissä ajoin ja toimitettu kokoukseen osallistujille.
    • Piiriyhdistys toimittaa vuosikertomuksen ja tilinpäätöksen vähintään kaksi viikkoa ennen jäsenkokousta yhdistyksen toiminnantarkastajalle.
  • Kokouskutsu pitää lähettää jäsenille hyvissä ajoin, yleensä kolme viikkoa ennen piiriyhdistyksen kokousta (tarkista yhdistyksen säännöistä) ja neljä viikkoa ennen puolueen kokousta.
    • Varmista tilavaraus ennen kokouskutsun lähettämistä.
    • Kokouskutsu toimitetaan jäsenille kautta sähköpostilla, esim. jäsenrekisterin kautta.
    • Merkitse kokous myös puolueen kalenteriin. Jos sinulla ei ole oikeuksia päivittää kalenteria, ota yhteyttä puoluehallitukseen.
    • Luo kokoukselle myös Facebook-tapahtuma ja mainosta tilaisuutta muissa someryhmissä avoimesti. Kehoita aktiiveja kutsumaan paikalle piraattipotentiaalia.
  • Kokoukseen tulossa olevat, mahdolliset kokousaloitteet, kannattaa käydä läpi hallituksen kanssa viimeistään viikkoa ennen kokousta.
    • Aloitteita ei voi hylätä ilman painavia perusteita (käytännössä aloitteen tulisi olla lainvastainen tai täysin asiaton).
    • Hyvää hallintoa on ilmoittaa hylätyistä aloitteista ja perustella niiden hylkääminen lyhyesti jäsenkokouksen aikana.
  • Jäsenillä pitää olla pääsy kaikkiin kokouksen asiakirjoihin (ml. aloitteet) hyvissä ajoin ennen kokousta.

Kokouspäivänä ja sen jälkeen

  • Vastuuhenkilöiden (esim. tapahtumavastaava) pitää olla kokouspaikalla ajoissa, ja:
    • Järjestellä kokoussali.
    • Tarkistaa äänentoisto ja etäyhteys tarvittaessa.
    • Tuoda paikalle rekvisiittaa, kuten puolueen roll-up tai lippu, sekä resurssien rajoissa myyntiartikkeleita, esitteitä ja syötävää.
    • Varmistaa etäyhteyden toimivuus, jos se on käytössä.
  • Hallituksen puheenjohtaja aloittaa kokouksen, joka käydään esityslistan mukaisesti.
  • Kokouksen päätyttyä puheenjohtaja varmistaa, että tarvittavat vastuut on jaettu.

Lisätietoja kokouskäytänteistä