Ohje kokousten koolle kutsumiseksi

Hallituksen kokous

Puolue- ja piirihallituksen kutsuu koolle yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Myös yhdistyksen hallituksella on oikeus tietyin, säännöissä mainituin ehdoin kutsua kokous koolle.

• Hallituksen kokoukselle ei yleensä ole määritelty määräaikaa, milloin kokous pitää kutsua kokoon. Voit siis kutsua kokouksen kokoon lyhyelläkin aikataululla, jos se on välttämätöntä.
  • On kuitenkin hyvää hallintoa ilmoittaa kokouksesta kuitenkin esimerkiksi 3–5 päivää etukäteen.
• Virallinen kanava kokouksen koollekutsumiseksi on yleensä sovittu hallituksen kesken (usein hallituksen sähköpostilista).
  • Muut kanavat, kuten soittaminen, sosiaalisen median ryhmät tai chat-ikkunat auttavat viestin perillemenemisessä.
• Kokous voidaan käydä kokoontumalla johonkin tilaan, videoneuvottelun avulla, IRC:ssä tai muilla teknisillä välineillä.
  • Huomaathan, että sähköpostikokouksissa hallituksen jäsenet eivät voi keskustella, joten käyttö soveltuu lähinnä rutiinitoimiin, kuten pöytäkirjojen tarkastamiseen ja jäsenhakemusten käsittelyyn.

Yhdistyksen jäsenkokous

Kokouskutsun voit lähettää yhdistyksen jäsenille Pirateweb-palvelun avulla.

Yhdistysten jäsenkokoukset ovat yhdistyksen virallisin julkinen tapahtuma, sillä niissä päätetyt asiat on tehty jäsenistön mandaatilla. Jäsenkokousten valmistelu ja järjestäminen tulee valmistella huolella.

Ennen kokousta

• Hallitus päättää kutsua yhdistyksen kokouksen koolle. Kokousta voivat vaatia myös yhdistyksen jäsenet siten, kuin säännöissä on määrätty.
• Tarkista, että kaikki tarvittava on kirjattu kokouskutsuun. Joitain asioita ei voi käsitellä kokouksessa, jos siitä ei ole mainintaa kutsussa (esim. sääntömuutokset).
• Varmista että kaikki kokouksen aikana tarvittavat asiakirjat on laadittu hyvissä ajoin ja toimitettu kokoukseen osallistujille.
  • Piiriyhdistys toimittaa vuosikertomuksen ja tilinpäätöksen vähintään kaksi viikkoa ennen jäsenkokousta yhdistyksen toiminnantarkastajalle.
• Kokouskutsu pitää lähettää jäsenille hyvissä ajoin, yleensä kolme viikkoa ennen piiriyhdistyksen kokousta (tarkista yhdistyksen säännöistä) ja neljä viikkoa ennen puolueen kokousta.
  • Varmista tilavaraus ennen kokouskutsun lähettämistä.
  • Kokouskutsu toimitetaan jäsenille kautta sähköpostilla, esim. jäsenrekisterin kautta.
  • Merkitse kokous myös puolueen kalenteriin. Jos sinulla ei ole oikeuksia päivittää kalenteria, ota yhteyttä puoluehallitukseen.
  • Luo kokoukselle myös Facebook-tapahtuma ja mainosta tilaisuutta muissa someryhmissä avoimesti. Kehoita aktiiveja kutsumaan paikalle piraattipotentiaalia.
• Kokoukseen tulossa olevat, mahdolliset kokousaloitteet, kannattaa käydä läpi hallituksen kanssa viimeistään viikkoa ennen kokousta.
  • Aloitteita ei voi hylätä ilman painavia perusteita (käytännössä aloitteen tulisi olla lainvastainen tai täysin asiaton).
  • Hyvää hallintoa on ilmoittaa hylätyistä aloitteista ja perustella niiden hylkääminen lyhyesti jäsenkokouksen aikana.
• Jäsenillä pitää olla pääsy kaikkiin kokouksen asiakirjoihin (ml. aloitteet) hyvissä ajoin ennen kokousta.

Kokouspäivänä ja sen jälkeen

• Vastuuhenkilöiden (esim. tapahtumavastaava) pitää olla kokouspaikalla ajoissa, ja:
  • Järjestellä kokoussali.
  • Tarkistaa äänentoisto ja etäyhteys tarvittaessa.
  • Tuoda paikalle rekvisiittaa, kuten puolueen roll-up tai lippu, sekä resurssien rajoissa myyntiartikkeleita, esitteitä ja syötävää.
  • Varmistaa etäyhteyden toimivuus, jos se on käytössä.
• Hallituksen puheenjohtaja aloittaa kokouksen, joka käydään esityslistan mukaisesti.
• Kokouksen päätyttyä puheenjohtaja varmistaa, että tarvittavat vastuut on jaettu.
  • Jos yhdistyksen hallitus vaihtui, vanha ja uusi hallitus tekee yhdessä tarvittavat toimenpiteet.

Lisätietoja kokouskäytänteistä

• http://kokous.ok-opintokeskus.fi/kokoukset-yhdistystoiminnassa
• http://yhdistystieto.fi/wiki/list/kokoukset