Ero sivun ”Ohje kokousten koolle kutsumiseksi” versioiden välillä
Siirry navigaatioon
Siirry hakuun
(uudelleenkirjoitusta) |
|||
| (5 välissä olevaa versiota 2 käyttäjän tekeminä ei näytetä) | |||
| Rivi 8: | Rivi 8: | ||
* Virallinen kanava kokouksen koollekutsumiseksi on yleensä sovittu hallituksen kesken (usein hallituksen sähköpostilista). | * Virallinen kanava kokouksen koollekutsumiseksi on yleensä sovittu hallituksen kesken (usein hallituksen sähköpostilista). | ||
**Muut kanavat, kuten soittaminen, sosiaalisen median ryhmät tai chat-ikkunat auttavat viestin perillemenemisessä. | **Muut kanavat, kuten soittaminen, sosiaalisen median ryhmät tai chat-ikkunat auttavat viestin perillemenemisessä. | ||
* Kokous voidaan käydä kokoontumalla johonkin tilaan, videoneuvottelun avulla, IRC:ssä tai muilla teknisillä välineillä. | * Kokous voidaan käydä kokoontumalla johonkin tilaan, videoneuvottelun avulla, [[IRC]]:ssä tai muilla teknisillä välineillä. | ||
** Huomaathan, että sähköpostikokouksissa hallituksen jäsenet eivät voi keskustella, joten käyttö soveltuu lähinnä rutiinitoimiin, kuten pöytäkirjojen tarkastamiseen ja jäsenhakemusten käsittelyyn. | ** Huomaathan, että sähköpostikokouksissa hallituksen jäsenet eivät voi keskustella, joten käyttö soveltuu lähinnä rutiinitoimiin, kuten pöytäkirjojen tarkastamiseen ja jäsenhakemusten käsittelyyn. | ||
== Yhdistyksen jäsenkokous == | == Yhdistyksen jäsenkokous == | ||
[[Tiedosto:Pirateweb jasenposti.png|Kokouskutsun voit lähettää yhdistyksen jäsenille [https://pirateweb.net Pirateweb-palvelun] avulla.|thumb|right]] | |||
Yhdistysten jäsenkokoukset ovat yhdistyksen virallisin julkinen tapahtuma, sillä niissä päätetyt asiat on tehty jäsenistön mandaatilla. Jäsenkokousten valmistelu ja järjestäminen tulee valmistella huolella. | Yhdistysten jäsenkokoukset ovat yhdistyksen virallisin julkinen tapahtuma, sillä niissä päätetyt asiat on tehty jäsenistön mandaatilla. Jäsenkokousten valmistelu ja järjestäminen tulee valmistella huolella. | ||
| Rivi 19: | Rivi 19: | ||
* Hallitus päättää kutsua yhdistyksen kokouksen koolle. Kokousta voivat vaatia myös yhdistyksen jäsenet siten, kuin säännöissä on määrätty. | * Hallitus päättää kutsua yhdistyksen kokouksen koolle. Kokousta voivat vaatia myös yhdistyksen jäsenet siten, kuin säännöissä on määrätty. | ||
* Tarkista, että kaikki tarvittava on kirjattu kokouskutsuun. Joitain asioita ei voi käsitellä kokouksessa, jos siitä ei ole mainintaa kutsussa (esim. sääntömuutokset). | * Tarkista, että kaikki tarvittava on kirjattu kokouskutsuun. Joitain asioita ei voi käsitellä kokouksessa, jos siitä ei ole mainintaa kutsussa (esim. sääntömuutokset). | ||
* Varmista | * Varmista että kaikki kokouksen aikana tarvittavat asiakirjat on laadittu hyvissä ajoin ja toimitettu kokoukseen osallistujille. | ||
** Piiriyhdistys toimittaa vuosikertomuksen ja tilinpäätöksen vähintään kaksi viikkoa ennen jäsenkokousta yhdistyksen toiminnantarkastajalle. | |||
* Kokouskutsu pitää lähettää jäsenille hyvissä ajoin, yleensä kolme viikkoa ennen piiriyhdistyksen kokousta (tarkista yhdistyksen säännöistä) ja neljä viikkoa ennen puolueen kokousta. | * Kokouskutsu pitää lähettää jäsenille hyvissä ajoin, yleensä kolme viikkoa ennen piiriyhdistyksen kokousta (tarkista yhdistyksen säännöistä) ja neljä viikkoa ennen puolueen kokousta. | ||
** Varmista tilavaraus ennen kokouskutsun lähettämistä. | ** Varmista tilavaraus ennen kokouskutsun lähettämistä. | ||
** Kokouskutsu toimitetaan jäsenille jäsenrekisterin kautta | ** Kokouskutsu toimitetaan jäsenille kautta sähköpostilla, esim. jäsenrekisterin kautta. | ||
** Merkitse kokous myös [http://piraattipuolue.fi/seuraa/kalenteri/ puolueen kalenteriin]. Jos sinulla ei ole oikeuksia päivittää kalenteria, ota yhteyttä puoluehallitukseen. | ** [[Tapahtumien lisääminen kalenteriin|Merkitse kokous]] myös [http://piraattipuolue.fi/seuraa/kalenteri/ puolueen kalenteriin]. Jos sinulla ei ole oikeuksia päivittää kalenteria, ota yhteyttä puoluehallitukseen. | ||
** Luo kokoukselle myös Facebook-tapahtuma ja mainosta tilaisuutta muissa someryhmissä avoimesti. Kehoita aktiiveja kutsumaan paikalle piraattipotentiaalia. | ** Luo kokoukselle myös Facebook-tapahtuma ja mainosta tilaisuutta muissa someryhmissä avoimesti. Kehoita aktiiveja kutsumaan paikalle piraattipotentiaalia. | ||
* Kokoukseen tulossa olevat, mahdolliset kokousaloitteet, kannattaa käydä läpi hallituksen kanssa viimeistään viikkoa ennen kokousta. | * Kokoukseen tulossa olevat, mahdolliset kokousaloitteet, kannattaa käydä läpi hallituksen kanssa viimeistään viikkoa ennen kokousta. | ||
| Rivi 34: | Rivi 35: | ||
* Vastuuhenkilöiden (esim. tapahtumavastaava) pitää olla kokouspaikalla ajoissa, ja: | * Vastuuhenkilöiden (esim. tapahtumavastaava) pitää olla kokouspaikalla ajoissa, ja: | ||
** Järjestellä kokoussali. | ** Järjestellä kokoussali. | ||
** Tarkistaa äänentoisto tarvittaessa. | ** Tarkistaa äänentoisto ja etäyhteys tarvittaessa. | ||
** Tuoda paikalle rekvisiittaa, kuten puolueen roll-up tai lippu, sekä resurssien rajoissa myyntiartikkeleita, esitteitä ja syötävää. | ** Tuoda paikalle rekvisiittaa, kuten puolueen roll-up tai lippu, sekä resurssien rajoissa myyntiartikkeleita, esitteitä ja syötävää. | ||
** Varmistaa etäyhteyden toimivuus, jos se on käytössä. | ** Varmistaa etäyhteyden toimivuus, jos se on käytössä. | ||
* Hallituksen puheenjohtaja aloittaa kokouksen, joka käydään esityslistan mukaisesti. | * Hallituksen puheenjohtaja aloittaa kokouksen, joka käydään esityslistan mukaisesti. | ||
* Kokouksen päätyttyä puheenjohtaja varmistaa, että tarvittavat | * Kokouksen päätyttyä puheenjohtaja varmistaa, että tarvittavat vastuut on jaettu. | ||
* | ** Jos yhdistyksen hallitus vaihtui, vanha ja uusi hallitus [[Hallituksen_vaihdos|tekee yhdessä tarvittavat toimenpiteet]]. | ||
== Lisätietoja kokouskäytänteistä == | == Lisätietoja kokouskäytänteistä == | ||
Nykyinen versio 12. toukokuuta 2016 kello 18.33
Hallituksen kokous
Puolue- ja piirihallituksen kutsuu koolle yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Myös yhdistyksen hallituksella on oikeus tietyin, säännöissä mainituin ehdoin kutsua kokous koolle.
- Hallituksen kokoukselle ei yleensä ole määritelty määräaikaa, milloin kokous pitää kutsua kokoon. Voit siis kutsua kokouksen kokoon lyhyelläkin aikataululla, jos se on välttämätöntä.
- On kuitenkin hyvää hallintoa ilmoittaa kokouksesta kuitenkin esimerkiksi 3–5 päivää etukäteen.
- Virallinen kanava kokouksen koollekutsumiseksi on yleensä sovittu hallituksen kesken (usein hallituksen sähköpostilista).
- Muut kanavat, kuten soittaminen, sosiaalisen median ryhmät tai chat-ikkunat auttavat viestin perillemenemisessä.
- Kokous voidaan käydä kokoontumalla johonkin tilaan, videoneuvottelun avulla, IRC:ssä tai muilla teknisillä välineillä.
- Huomaathan, että sähköpostikokouksissa hallituksen jäsenet eivät voi keskustella, joten käyttö soveltuu lähinnä rutiinitoimiin, kuten pöytäkirjojen tarkastamiseen ja jäsenhakemusten käsittelyyn.
Yhdistyksen jäsenkokous
Yhdistysten jäsenkokoukset ovat yhdistyksen virallisin julkinen tapahtuma, sillä niissä päätetyt asiat on tehty jäsenistön mandaatilla. Jäsenkokousten valmistelu ja järjestäminen tulee valmistella huolella.
Ennen kokousta
- Hallitus päättää kutsua yhdistyksen kokouksen koolle. Kokousta voivat vaatia myös yhdistyksen jäsenet siten, kuin säännöissä on määrätty.
- Tarkista, että kaikki tarvittava on kirjattu kokouskutsuun. Joitain asioita ei voi käsitellä kokouksessa, jos siitä ei ole mainintaa kutsussa (esim. sääntömuutokset).
- Varmista että kaikki kokouksen aikana tarvittavat asiakirjat on laadittu hyvissä ajoin ja toimitettu kokoukseen osallistujille.
- Piiriyhdistys toimittaa vuosikertomuksen ja tilinpäätöksen vähintään kaksi viikkoa ennen jäsenkokousta yhdistyksen toiminnantarkastajalle.
- Kokouskutsu pitää lähettää jäsenille hyvissä ajoin, yleensä kolme viikkoa ennen piiriyhdistyksen kokousta (tarkista yhdistyksen säännöistä) ja neljä viikkoa ennen puolueen kokousta.
- Varmista tilavaraus ennen kokouskutsun lähettämistä.
- Kokouskutsu toimitetaan jäsenille kautta sähköpostilla, esim. jäsenrekisterin kautta.
- Merkitse kokous myös puolueen kalenteriin. Jos sinulla ei ole oikeuksia päivittää kalenteria, ota yhteyttä puoluehallitukseen.
- Luo kokoukselle myös Facebook-tapahtuma ja mainosta tilaisuutta muissa someryhmissä avoimesti. Kehoita aktiiveja kutsumaan paikalle piraattipotentiaalia.
- Kokoukseen tulossa olevat, mahdolliset kokousaloitteet, kannattaa käydä läpi hallituksen kanssa viimeistään viikkoa ennen kokousta.
- Aloitteita ei voi hylätä ilman painavia perusteita (käytännössä aloitteen tulisi olla lainvastainen tai täysin asiaton).
- Hyvää hallintoa on ilmoittaa hylätyistä aloitteista ja perustella niiden hylkääminen lyhyesti jäsenkokouksen aikana.
- Jäsenillä pitää olla pääsy kaikkiin kokouksen asiakirjoihin (ml. aloitteet) hyvissä ajoin ennen kokousta.
Kokouspäivänä ja sen jälkeen
- Vastuuhenkilöiden (esim. tapahtumavastaava) pitää olla kokouspaikalla ajoissa, ja:
- Järjestellä kokoussali.
- Tarkistaa äänentoisto ja etäyhteys tarvittaessa.
- Tuoda paikalle rekvisiittaa, kuten puolueen roll-up tai lippu, sekä resurssien rajoissa myyntiartikkeleita, esitteitä ja syötävää.
- Varmistaa etäyhteyden toimivuus, jos se on käytössä.
- Hallituksen puheenjohtaja aloittaa kokouksen, joka käydään esityslistan mukaisesti.
- Kokouksen päätyttyä puheenjohtaja varmistaa, että tarvittavat vastuut on jaettu.
- Jos yhdistyksen hallitus vaihtui, vanha ja uusi hallitus tekee yhdessä tarvittavat toimenpiteet.