Ero sivun ”Ohje kokousten koolle kutsumiseksi” versioiden välillä
Siirry navigaatioon
Siirry hakuun
(9 välissä olevaa versiota 2 käyttäjän tekeminä ei näytetä) | |||
Rivi 1: | Rivi 1: | ||
== Hallituksen kokous == | == Hallituksen kokous == | ||
Rivi 6: | Rivi 4: | ||
Puolue- ja piirihallituksen kutsuu koolle yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Myös yhdistyksen hallituksella on oikeus tietyin, säännöissä mainituin ehdoin kutsua kokous koolle. | Puolue- ja piirihallituksen kutsuu koolle yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Myös yhdistyksen hallituksella on oikeus tietyin, säännöissä mainituin ehdoin kutsua kokous koolle. | ||
* Hallituksen kokoukselle ei yleensä ole määritelty määräaikaa, milloin kokous pitää kutsua kokoon. Voit siis kutsua kokouksen kokoon lyhyelläkin aikataululla, jos se on välttämätöntä. | |||
** On kuitenkin hyvää hallintoa ilmoittaa kokouksesta kuitenkin esimerkiksi 3–5 päivää etukäteen. | |||
* Virallinen kanava kokouksen koollekutsumiseksi on yleensä sovittu hallituksen kesken (usein hallituksen sähköpostilista). | |||
**Muut kanavat, kuten soittaminen, sosiaalisen median ryhmät tai chat-ikkunat auttavat viestin perillemenemisessä. | |||
* Kokous voidaan käydä kokoontumalla johonkin tilaan, videoneuvottelun avulla, [[IRC]]:ssä tai muilla teknisillä välineillä. | |||
** Huomaathan, että sähköpostikokouksissa hallituksen jäsenet eivät voi keskustella, joten käyttö soveltuu lähinnä rutiinitoimiin, kuten pöytäkirjojen tarkastamiseen ja jäsenhakemusten käsittelyyn. | |||
== Yhdistyksen jäsenkokous == | == Yhdistyksen jäsenkokous == | ||
[[Tiedosto:Pirateweb jasenposti.png|Kokouskutsun voit lähettää yhdistyksen jäsenille [https://pirateweb.net Pirateweb-palvelun] avulla.|thumb|right]] | |||
Yhdistysten jäsenkokoukset ovat yhdistyksen virallisin julkinen tapahtuma, sillä niissä päätetyt asiat on tehty jäsenistön mandaatilla. Jäsenkokousten valmistelu ja järjestäminen tulee valmistella huolella. | |||
=== Ennen kokousta === | |||
* Hallitus päättää kutsua yhdistyksen kokouksen koolle. Kokousta voivat vaatia myös yhdistyksen jäsenet siten, kuin säännöissä on määrätty. | |||
* Tarkista, että kaikki tarvittava on kirjattu kokouskutsuun. Joitain asioita ei voi käsitellä kokouksessa, jos siitä ei ole mainintaa kutsussa (esim. sääntömuutokset). | |||
* Varmista että kaikki kokouksen aikana tarvittavat asiakirjat on laadittu hyvissä ajoin ja toimitettu kokoukseen osallistujille. | |||
** Piiriyhdistys toimittaa vuosikertomuksen ja tilinpäätöksen vähintään kaksi viikkoa ennen jäsenkokousta yhdistyksen toiminnantarkastajalle. | |||
* Kokouskutsu pitää lähettää jäsenille hyvissä ajoin, yleensä kolme viikkoa ennen piiriyhdistyksen kokousta (tarkista yhdistyksen säännöistä) ja neljä viikkoa ennen puolueen kokousta. | |||
** Varmista tilavaraus ennen kokouskutsun lähettämistä. | |||
** Kokouskutsu toimitetaan jäsenille kautta sähköpostilla, esim. jäsenrekisterin kautta. | |||
** [[Tapahtumien lisääminen kalenteriin|Merkitse kokous]] myös [http://piraattipuolue.fi/seuraa/kalenteri/ puolueen kalenteriin]. Jos sinulla ei ole oikeuksia päivittää kalenteria, ota yhteyttä puoluehallitukseen. | |||
** Luo kokoukselle myös Facebook-tapahtuma ja mainosta tilaisuutta muissa someryhmissä avoimesti. Kehoita aktiiveja kutsumaan paikalle piraattipotentiaalia. | |||
* Kokoukseen tulossa olevat, mahdolliset kokousaloitteet, kannattaa käydä läpi hallituksen kanssa viimeistään viikkoa ennen kokousta. | |||
** Aloitteita ei voi hylätä ilman painavia perusteita (käytännössä aloitteen tulisi olla lainvastainen tai täysin asiaton). | |||
** Hyvää hallintoa on ilmoittaa hylätyistä aloitteista ja perustella niiden hylkääminen lyhyesti jäsenkokouksen aikana. | |||
* Jäsenillä pitää olla pääsy kaikkiin kokouksen asiakirjoihin (ml. aloitteet) hyvissä ajoin ennen kokousta. | |||
=== Kokouspäivänä ja sen jälkeen === | |||
* Vastuuhenkilöiden (esim. tapahtumavastaava) pitää olla kokouspaikalla ajoissa, ja: | |||
** Järjestellä kokoussali. | |||
** Tarkistaa äänentoisto ja etäyhteys tarvittaessa. | |||
** Tuoda paikalle rekvisiittaa, kuten puolueen roll-up tai lippu, sekä resurssien rajoissa myyntiartikkeleita, esitteitä ja syötävää. | |||
** Varmistaa etäyhteyden toimivuus, jos se on käytössä. | |||
* Hallituksen puheenjohtaja aloittaa kokouksen, joka käydään esityslistan mukaisesti. | |||
* Kokouksen päätyttyä puheenjohtaja varmistaa, että tarvittavat vastuut on jaettu. | |||
** Jos yhdistyksen hallitus vaihtui, vanha ja uusi hallitus [[Hallituksen_vaihdos|tekee yhdessä tarvittavat toimenpiteet]]. | |||
== Lisätietoja kokouskäytänteistä == | |||
* http://kokous.ok-opintokeskus.fi/kokoukset-yhdistystoiminnassa | |||
* http://yhdistystieto.fi/wiki/list/kokoukset | |||
[[Luokka:Ohjeet]] | [[Luokka:Ohjeet]] |
Nykyinen versio 12. toukokuuta 2016 kello 18.33
Hallituksen kokous
Puolue- ja piirihallituksen kutsuu koolle yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Myös yhdistyksen hallituksella on oikeus tietyin, säännöissä mainituin ehdoin kutsua kokous koolle.
- Hallituksen kokoukselle ei yleensä ole määritelty määräaikaa, milloin kokous pitää kutsua kokoon. Voit siis kutsua kokouksen kokoon lyhyelläkin aikataululla, jos se on välttämätöntä.
- On kuitenkin hyvää hallintoa ilmoittaa kokouksesta kuitenkin esimerkiksi 3–5 päivää etukäteen.
- Virallinen kanava kokouksen koollekutsumiseksi on yleensä sovittu hallituksen kesken (usein hallituksen sähköpostilista).
- Muut kanavat, kuten soittaminen, sosiaalisen median ryhmät tai chat-ikkunat auttavat viestin perillemenemisessä.
- Kokous voidaan käydä kokoontumalla johonkin tilaan, videoneuvottelun avulla, IRC:ssä tai muilla teknisillä välineillä.
- Huomaathan, että sähköpostikokouksissa hallituksen jäsenet eivät voi keskustella, joten käyttö soveltuu lähinnä rutiinitoimiin, kuten pöytäkirjojen tarkastamiseen ja jäsenhakemusten käsittelyyn.
Yhdistyksen jäsenkokous
![](/images/thumb/6/65/Pirateweb_jasenposti.png/300px-Pirateweb_jasenposti.png)
Yhdistysten jäsenkokoukset ovat yhdistyksen virallisin julkinen tapahtuma, sillä niissä päätetyt asiat on tehty jäsenistön mandaatilla. Jäsenkokousten valmistelu ja järjestäminen tulee valmistella huolella.
Ennen kokousta
- Hallitus päättää kutsua yhdistyksen kokouksen koolle. Kokousta voivat vaatia myös yhdistyksen jäsenet siten, kuin säännöissä on määrätty.
- Tarkista, että kaikki tarvittava on kirjattu kokouskutsuun. Joitain asioita ei voi käsitellä kokouksessa, jos siitä ei ole mainintaa kutsussa (esim. sääntömuutokset).
- Varmista että kaikki kokouksen aikana tarvittavat asiakirjat on laadittu hyvissä ajoin ja toimitettu kokoukseen osallistujille.
- Piiriyhdistys toimittaa vuosikertomuksen ja tilinpäätöksen vähintään kaksi viikkoa ennen jäsenkokousta yhdistyksen toiminnantarkastajalle.
- Kokouskutsu pitää lähettää jäsenille hyvissä ajoin, yleensä kolme viikkoa ennen piiriyhdistyksen kokousta (tarkista yhdistyksen säännöistä) ja neljä viikkoa ennen puolueen kokousta.
- Varmista tilavaraus ennen kokouskutsun lähettämistä.
- Kokouskutsu toimitetaan jäsenille kautta sähköpostilla, esim. jäsenrekisterin kautta.
- Merkitse kokous myös puolueen kalenteriin. Jos sinulla ei ole oikeuksia päivittää kalenteria, ota yhteyttä puoluehallitukseen.
- Luo kokoukselle myös Facebook-tapahtuma ja mainosta tilaisuutta muissa someryhmissä avoimesti. Kehoita aktiiveja kutsumaan paikalle piraattipotentiaalia.
- Kokoukseen tulossa olevat, mahdolliset kokousaloitteet, kannattaa käydä läpi hallituksen kanssa viimeistään viikkoa ennen kokousta.
- Aloitteita ei voi hylätä ilman painavia perusteita (käytännössä aloitteen tulisi olla lainvastainen tai täysin asiaton).
- Hyvää hallintoa on ilmoittaa hylätyistä aloitteista ja perustella niiden hylkääminen lyhyesti jäsenkokouksen aikana.
- Jäsenillä pitää olla pääsy kaikkiin kokouksen asiakirjoihin (ml. aloitteet) hyvissä ajoin ennen kokousta.
Kokouspäivänä ja sen jälkeen
- Vastuuhenkilöiden (esim. tapahtumavastaava) pitää olla kokouspaikalla ajoissa, ja:
- Järjestellä kokoussali.
- Tarkistaa äänentoisto ja etäyhteys tarvittaessa.
- Tuoda paikalle rekvisiittaa, kuten puolueen roll-up tai lippu, sekä resurssien rajoissa myyntiartikkeleita, esitteitä ja syötävää.
- Varmistaa etäyhteyden toimivuus, jos se on käytössä.
- Hallituksen puheenjohtaja aloittaa kokouksen, joka käydään esityslistan mukaisesti.
- Kokouksen päätyttyä puheenjohtaja varmistaa, että tarvittavat vastuut on jaettu.
- Jos yhdistyksen hallitus vaihtui, vanha ja uusi hallitus tekee yhdessä tarvittavat toimenpiteet.