= Ohjeet kokousten koolle kutsumiseksi. =
== Hallituksen kokous ==
Puolue- ja piirihallituksen kutsuu koolle yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Myös yhdistyksen hallituksella on oikeus tietyin, säännöissä mainituin ehdoin kutsua kokous koolle.
# Kutsu * Hallituksen kokoukselle ei yleensä ole määritelty määräaikaa, milloin kokous koolle vähintään kolme täyttä vuorokautta ennen varsinaista kokoustapitää kutsua kokoon. Tasainen 3 - 5 vuorokautta Voit siis kutsua kokouksen kokoon lyhyelläkin aikataululla, jos se on välttämätöntä.** On kuitenkin hyvää hallintoailmoittaa kokouksesta kuitenkin esimerkiksi 3–5 päivää etukäteen.# * Virallinen kanava kokouksen koollekutsumiseksi on kyseisen yleensä sovittu hallituksen kesken (usein hallituksen sähköpostilista). **Muut kanavat, kuten soittaminen, sosiaalisen median ryhmät tai chat-ikkunat auttavat viestin perillemenemisessä.# * Kokous voidaan käydä irl kokoontumisenakokoontumalla johonkin tilaan, videoneuvottelullavideoneuvottelun avulla, [[IRC]]:ssä tai muilla teknisillä välineillä. Sähköpostikokouksissa ** Huomaathan, että sähköpostikokouksissa hallituksen jäsenet eivät voi keskustella, joten käyttö soveltuu lähinnä rutiinitoimiin, kuten pöytäkirjojen tarkastamiseen ja jäsenhakemusten käsittelyyn.
== Yhdistyksen jäsenkokous ==
[[Tiedosto:Pirateweb jasenposti.png|Kokouskutsun voit lähettää yhdistyksen jäsenille [https://pirateweb.net Pirateweb-palvelun] avulla.|thumb|right]]
Yhdistysten jäsenkokoukset ovat yhdistyksen virallisin julkinen tapahtuma, sillä niissä päätetyt asiat on tehty jäsenistön mandaatilla. Jäsenkokousten valmistelu ja järjestäminen tulee valmistella huolella.
Yhdistysten jäsenkokoukset ovat virallisin julkinen tapahtuma, sillä niissä päätetyt asiat on tehty jäsenistön mandaatilla. Jäsenkokousten valmistelu ja järjestäminen tulee valmistella huolella.=== Ennen kokousta ===
=== Ennen * Hallitus päättää kutsua yhdistyksen kokouksen koolle. Kokousta voivat vaatia myös yhdistyksen jäsenet siten, kuin säännöissä on määrätty.* Tarkista, että kaikki tarvittava on kirjattu kokouskutsuun. Joitain asioita ei voi käsitellä kokouksessa, jos siitä ei ole mainintaa kutsussa (esim. sääntömuutokset).* Varmista että kaikki kokouksen aikana tarvittavat asiakirjat on laadittu hyvissä ajoin ja toimitettu kokoukseen osallistujille.** Piiriyhdistys toimittaa vuosikertomuksen ja tilinpäätöksen vähintään kaksi viikkoa ennen jäsenkokousta yhdistyksen toiminnantarkastajalle.* Kokouskutsu pitää lähettää jäsenille hyvissä ajoin, yleensä kolme viikkoa ennen piiriyhdistyksen kokousta ===(tarkista yhdistyksen säännöistä) ja neljä viikkoa ennen puolueen kokousta.** Varmista tilavaraus ennen kokouskutsun lähettämistä.** Kokouskutsu toimitetaan jäsenille kautta sähköpostilla, esim. jäsenrekisterin kautta.** [[Tapahtumien lisääminen kalenteriin|Merkitse kokous]] myös [http://piraattipuolue.fi/seuraa/kalenteri/ puolueen kalenteriin]. Jos sinulla ei ole oikeuksia päivittää kalenteria, ota yhteyttä puoluehallitukseen.** Luo kokoukselle myös Facebook-tapahtuma ja mainosta tilaisuutta muissa someryhmissä avoimesti. Kehoita aktiiveja kutsumaan paikalle piraattipotentiaalia.* Kokoukseen tulossa olevat, mahdolliset kokousaloitteet, kannattaa käydä läpi hallituksen kanssa viimeistään viikkoa ennen kokousta.** Aloitteita ei voi hylätä ilman painavia perusteita (käytännössä aloitteen tulisi olla lainvastainen tai täysin asiaton).** Hyvää hallintoa on ilmoittaa hylätyistä aloitteista ja perustella niiden hylkääminen lyhyesti jäsenkokouksen aikana.* Jäsenillä pitää olla pääsy kaikkiin kokouksen asiakirjoihin (ml. aloitteet) hyvissä ajoin ennen kokousta.
# Varmista yhdistyksen säännöistä, että kaikki kokouksen aikana tarvittavat asiakirjat on laadittu. # Päätöksen kokouksen koollekutsumisesta tekee yhdistyksen hallitus, tai kuten muutoin yhdistyksen säännöissä määrätään.# Kokouskutsu tulee toimittaa jäsenille 3 viikkoa ennen piiriyhdistyksen kokousta === Kokouspäivänä ja 4 viikkoa ennen puolueen kokousta.## Kokouskutsu toimitetaan jäsenille jäsenrekisterin sähköpostiosoitelistaa käyttäen. Huomaa, että sääntömuutosesityksistä on ilmoitettava kokouskutsun yhteydessä.## Luo kokoukselle Facebook -tapahtuma ja mainosta tilaisuutta muissa someryhmissä avoimesti. Kehoita aktiiveja kutsumaan paikalle piraattipotentiaalia.# Mahdolliset kokousaloitteet kannattaa käsitellä viimeistään viikkoa ennen kokousta hallituksen toimesta. Aloitteita ei voi hylätä ilman painavia perusteita, esimerkiksi esitettyjä laittomuuksia tai muita asiattomuuksia. Hyvää hallintoa on ilmoittaa hylätyistä aloitteista ja niiden perusteista lyhyesti jäsenkokouksen aikana.sen jälkeen ===
=== Kokouspaikalla ===* Vastuuhenkilöiden (esim. tapahtumavastaava) pitää olla kokouspaikalla ajoissa, ja:** Järjestellä kokoussali.** Tarkistaa äänentoisto ja etäyhteys tarvittaessa.** Tuoda paikalle rekvisiittaa, kuten puolueen roll-up tai lippu, sekä resurssien rajoissa myyntiartikkeleita, esitteitä ja syötävää.** Varmistaa etäyhteyden toimivuus, jos se on käytössä.* Hallituksen puheenjohtaja aloittaa kokouksen, joka käydään esityslistan mukaisesti.* Kokouksen päätyttyä puheenjohtaja varmistaa, että tarvittavat vastuut on jaettu.** Jos yhdistyksen hallitus vaihtui, vanha ja uusi hallitus [[Hallituksen_vaihdos|tekee yhdessä tarvittavat toimenpiteet]].
# Tapahtumavastaavan kannattaa olla paikalla ajoissa, ja== Lisätietoja kokouskäytänteistä ==* http://kokous.ok-opintokeskus.## Tuoda paikalle puolueen rollfi/kokoukset-up tai lippu, sekä resurssien rajoissa myyntiartikkeleita, esitteitä ja syötävää.## Kokouksen luonteesta riippuen, varmistaa etäyhteyden toimivuus.# Hallituksen puheenjohtaja aloittaa kokouksen, joka käydään esityslistan mukaisesti.# Kokouksen päätyttyä varmistetaan että asiakirjoihin liittyvät nakit on jaettu.yhdistystoiminnassa# Puretaan kokous seuraavassa hallituksen kokouksessa ja selvitetään onko nakit tehty* http://yhdistystieto.fi/wiki/list/kokoukset
[[Luokka:Ohjeet]]