Ohje kokousten koolle kutsumiseksi

Ohjeet kokousten koolle kutsumiseksi.

Hallituksen kokous

Puolue- ja piirihallituksen kutsuu koolle yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Myös yhdistyksen hallituksella on oikeus tietyin, säännöissä mainituin ehdoin kutsua kokous koolle.

1. Kutsu kokous koolle vähintään kolme täyttä vuorokautta ennen varsinaista kokousta. Tasainen 3 - 5 vuorokautta on hyvää hallintoa.
2. Virallinen kanava kokouksen koollekutsumiseksi on kyseisen hallituksen sähköpostilista. Muut kanavat, kuten sosiaalisen median ryhmät tai chat-ikkunat auttavat viestin perillemenemisessä.
3. Kokous voidaan käydä irl kokoontumisena, videoneuvottelulla, IRC:ssä tai muilla teknisillä välineillä. Sähköpostikokouksissa hallituksen jäsenet eivät voi keskustella, joten käyttö soveltuu lähinnä rutiinitoimiin, kuten pöytäkirjojen tarkastamiseen ja jäsenhakemusten käsittelyyn.

Yhdistyksen jäsenkokous

Yhdistysten jäsenkokoukset ovat virallisin julkinen tapahtuma, sillä niissä päätetyt asiat on tehty jäsenistön mandaatilla. Jäsenkokousten valmistelu ja järjestäminen tulee valmistella huolella.

Ennen kokousta

1. Varmista yhdistyksen säännöistä, että kaikki kokouksen aikana tarvittavat asiakirjat on laadittu.
2. Päätöksen kokouksen koollekutsumisesta tekee yhdistyksen hallitus, tai kuten muutoin yhdistyksen säännöissä määrätään.
3. Kokouskutsu tulee toimittaa jäsenille 3 viikkoa ennen piiriyhdistyksen kokousta ja 4 viikkoa ennen puolueen kokousta.
   1. Kokouskutsu toimitetaan jäsenille jäsenrekisterin sähköpostiosoitelistaa käyttäen. Huomaa, että sääntömuutosesityksistä on ilmoitettava kokouskutsun yhteydessä.
   2. Luo kokoukselle Facebook -tapahtuma ja mainosta tilaisuutta muissa someryhmissä avoimesti. Kehoita aktiiveja kutsumaan paikalle piraattipotentiaalia.
4. Mahdolliset kokousaloitteet kannattaa käsitellä viimeistään viikkoa ennen kokousta hallituksen toimesta. Aloitteita ei voi hylätä ilman painavia perusteita, esimerkiksi esitettyjä laittomuuksia tai muita asiattomuuksia. Hyvää hallintoa on ilmoittaa hylätyistä aloitteista ja niiden perusteista lyhyesti jäsenkokouksen aikana.
5. Kaikki kokouksen asiakirjat ja aloitteet tulee olla jäsenten saatavilla hyvissä ajoin ennen kokousta.

Kokouspaikalla

1. Tapahtumavastaavan kannattaa olla paikalla ajoissa, ja..
   1. Tuoda paikalle puolueen roll-up tai lippu, sekä resurssien rajoissa myyntiartikkeleita, esitteitä ja syötävää.
   2. Kokouksen luonteesta riippuen, varmistaa etäyhteyden toimivuus.
2. Hallituksen puheenjohtaja aloittaa kokouksen, joka käydään esityslistan mukaisesti.
3. Kokouksen päätyttyä varmistetaan että asiakirjoihin liittyvät nakit on jaettu.
4. Puretaan kokous seuraavassa hallituksen kokouksessa ja selvitetään onko nakit tehty.