Ero sivun ”Ohje kokousten koolle kutsumiseksi” versioiden välillä

PiraattiWikistä
Siirry navigaatioon Siirry hakuun
(uudelleenkirjoitusta)
Rivi 1: Rivi 1:
= Ohjeet kokousten koolle kutsumiseksi. =


== Hallituksen kokous ==
== Hallituksen kokous ==
Rivi 6: Rivi 4:
Puolue- ja piirihallituksen kutsuu koolle yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Myös yhdistyksen hallituksella on oikeus tietyin, säännöissä mainituin ehdoin kutsua kokous koolle.
Puolue- ja piirihallituksen kutsuu koolle yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Myös yhdistyksen hallituksella on oikeus tietyin, säännöissä mainituin ehdoin kutsua kokous koolle.


# Kutsu kokous koolle vähintään kolme täyttä vuorokautta ennen varsinaista kokousta. Tasainen 3 - 5 vuorokautta on hyvää hallintoa.
* Hallituksen kokoukselle ei yleensä ole määritelty määräaikaa, milloin kokous pitää kutsua kokoon. Voit siis kutsua kokouksen kokoon lyhyelläkin aikataululla, jos se on välttämätöntä.
# Virallinen kanava kokouksen koollekutsumiseksi on kyseisen hallituksen sähköpostilista. Muut kanavat, kuten sosiaalisen median ryhmät tai chat-ikkunat auttavat viestin perillemenemisessä.
** On kuitenkin hyvää hallintoa ilmoittaa kokouksesta kuitenkin esimerkiksi 3–5 päivää etukäteen.
# Kokous voidaan käydä irl kokoontumisena, videoneuvottelulla, IRC:ssä tai muilla teknisillä välineillä. Sähköpostikokouksissa hallituksen jäsenet eivät voi keskustella, joten käyttö soveltuu lähinnä rutiinitoimiin, kuten pöytäkirjojen tarkastamiseen ja jäsenhakemusten käsittelyyn.
* Virallinen kanava kokouksen koollekutsumiseksi on yleensä sovittu hallituksen kesken (usein hallituksen sähköpostilista).
**Muut kanavat, kuten soittaminen, sosiaalisen median ryhmät tai chat-ikkunat auttavat viestin perillemenemisessä.
* Kokous voidaan käydä kokoontumalla johonkin tilaan, videoneuvottelun avulla, IRC:ssä tai muilla teknisillä välineillä.
** Huomaathan, että sähköpostikokouksissa hallituksen jäsenet eivät voi keskustella, joten käyttö soveltuu lähinnä rutiinitoimiin, kuten pöytäkirjojen tarkastamiseen ja jäsenhakemusten käsittelyyn.


== Yhdistyksen jäsenkokous ==
== Yhdistyksen jäsenkokous ==


Yhdistysten jäsenkokoukset ovat virallisin julkinen tapahtuma, sillä niissä päätetyt asiat on tehty jäsenistön mandaatilla. Jäsenkokousten valmistelu ja järjestäminen tulee valmistella huolella.
Yhdistysten jäsenkokoukset ovat yhdistyksen virallisin julkinen tapahtuma, sillä niissä päätetyt asiat on tehty jäsenistön mandaatilla. Jäsenkokousten valmistelu ja järjestäminen tulee valmistella huolella.


=== Ennen kokousta ===
=== Ennen kokousta ===


# Varmista yhdistyksen säännöistä, että kaikki kokouksen aikana tarvittavat asiakirjat on laadittu.  
* Hallitus päättää kutsua yhdistyksen kokouksen koolle. Kokousta voivat vaatia myös yhdistyksen jäsenet siten, kuin säännöissä on määrätty.
# Päätöksen kokouksen koollekutsumisesta tekee yhdistyksen hallitus, tai kuten muutoin yhdistyksen säännöissä määrätään.
* Tarkista, että kaikki tarvittava on kirjattu kokouskutsuun. Joitain asioita ei voi käsitellä kokouksessa, jos siitä ei ole mainintaa kutsussa (esim. sääntömuutokset).
# Kokouskutsu tulee toimittaa jäsenille 3 viikkoa ennen piiriyhdistyksen kokousta ja 4 viikkoa ennen puolueen kokousta.
* Varmista esimerkiksi yhdistyksen säännöistä, että kaikki kokouksen aikana tarvittavat asiakirjat on laadittu hyvissä ajoin.
## Varmista tilavaraus ennen kokouskutsun lähettämistä.
* Kokouskutsu pitää lähettää jäsenille hyvissä ajoin, yleensä kolme viikkoa ennen piiriyhdistyksen kokousta (tarkista yhdistyksen säännöistä) ja neljä viikkoa ennen puolueen kokousta.
## Kokouskutsu toimitetaan jäsenille jäsenrekisterin sähköpostiosoitelistaa käyttäen. Huomaa, että sääntömuutosesityksistä on ilmoitettava kokouskutsun yhteydessä.
** Varmista tilavaraus ennen kokouskutsun lähettämistä.
## Ilmoita kokouksesta [http://piraattipuolue.fi/seuraa/kalenteri/ puolueen kalenterissa]. Jos sinulla ei ole oikeuksia päivittää kalenteria, ota yhteyttä puoluehallituksen jäseneen.
** Kokouskutsu toimitetaan jäsenille jäsenrekisterin kautta sähköpostilla.
## Luo kokoukselle Facebook -tapahtuma ja mainosta tilaisuutta muissa someryhmissä avoimesti. Kehoita aktiiveja kutsumaan paikalle piraattipotentiaalia.
** Merkitse kokous myös [http://piraattipuolue.fi/seuraa/kalenteri/ puolueen kalenteriin]. Jos sinulla ei ole oikeuksia päivittää kalenteria, ota yhteyttä puoluehallitukseen.
# Mahdolliset kokousaloitteet kannattaa käsitellä viimeistään viikkoa ennen kokousta hallituksen toimesta. Aloitteita ei voi hylätä ilman painavia perusteita, esimerkiksi esitettyjä laittomuuksia tai muita asiattomuuksia. Hyvää hallintoa on ilmoittaa hylätyistä aloitteista ja niiden perusteista lyhyesti jäsenkokouksen aikana.
** Luo kokoukselle myös Facebook-tapahtuma ja mainosta tilaisuutta muissa someryhmissä avoimesti. Kehoita aktiiveja kutsumaan paikalle piraattipotentiaalia.
# Kaikki kokouksen asiakirjat ja aloitteet tulee olla jäsenten saatavilla hyvissä ajoin ennen kokousta.
* Kokoukseen tulossa olevat, mahdolliset kokousaloitteet, kannattaa käydä läpi hallituksen kanssa viimeistään viikkoa ennen kokousta.
** Aloitteita ei voi hylätä ilman painavia perusteita (käytännössä aloitteen tulisi olla lainvastainen tai täysin asiaton).
** Hyvää hallintoa on ilmoittaa hylätyistä aloitteista ja perustella niiden hylkääminen lyhyesti jäsenkokouksen aikana.
* Jäsenillä pitää olla pääsy kaikkiin kokouksen asiakirjoihin (ml. aloitteet) hyvissä ajoin ennen kokousta.
 
=== Kokouspäivänä ja sen jälkeen ===


=== Kokouspaikalla ===
* Vastuuhenkilöiden (esim. tapahtumavastaava) pitää olla kokouspaikalla ajoissa, ja:
** Järjestellä kokoussali.
** Tarkistaa äänentoisto tarvittaessa.
** Tuoda paikalle rekvisiittaa, kuten puolueen roll-up tai lippu, sekä resurssien rajoissa myyntiartikkeleita, esitteitä ja syötävää.
** Varmistaa etäyhteyden toimivuus, jos se on käytössä.
* Hallituksen puheenjohtaja aloittaa kokouksen, joka käydään esityslistan mukaisesti.
* Kokouksen päätyttyä puheenjohtaja varmistaa, että tarvittavat vastuutehtävät on jaettu hallitukselle.
* Hallitus käy tarvittavat toimet läpi seuraavassa kokouksessaan.


# Tapahtumavastaavan kannattaa olla paikalla ajoissa, ja..
== Lisätietoja kokouskäytänteistä ==
## Tuoda paikalle puolueen roll-up tai lippu, sekä resurssien rajoissa myyntiartikkeleita, esitteitä ja syötävää.
* http://kokous.ok-opintokeskus.fi/kokoukset-yhdistystoiminnassa
## Kokouksen luonteesta riippuen, varmistaa etäyhteyden toimivuus.
* http://yhdistystieto.fi/wiki/list/kokoukset
# Hallituksen puheenjohtaja aloittaa kokouksen, joka käydään esityslistan mukaisesti.
# Kokouksen päätyttyä varmistetaan että asiakirjoihin liittyvät nakit on jaettu.
# Puretaan kokous seuraavassa hallituksen kokouksessa ja selvitetään onko nakit tehty.


[[Luokka:Ohjeet]]
[[Luokka:Ohjeet]]

Versio 6. joulukuuta 2015 kello 08.13

Hallituksen kokous

Puolue- ja piirihallituksen kutsuu koolle yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Myös yhdistyksen hallituksella on oikeus tietyin, säännöissä mainituin ehdoin kutsua kokous koolle.

  • Hallituksen kokoukselle ei yleensä ole määritelty määräaikaa, milloin kokous pitää kutsua kokoon. Voit siis kutsua kokouksen kokoon lyhyelläkin aikataululla, jos se on välttämätöntä.
    • On kuitenkin hyvää hallintoa ilmoittaa kokouksesta kuitenkin esimerkiksi 3–5 päivää etukäteen.
  • Virallinen kanava kokouksen koollekutsumiseksi on yleensä sovittu hallituksen kesken (usein hallituksen sähköpostilista).
    • Muut kanavat, kuten soittaminen, sosiaalisen median ryhmät tai chat-ikkunat auttavat viestin perillemenemisessä.
  • Kokous voidaan käydä kokoontumalla johonkin tilaan, videoneuvottelun avulla, IRC:ssä tai muilla teknisillä välineillä.
    • Huomaathan, että sähköpostikokouksissa hallituksen jäsenet eivät voi keskustella, joten käyttö soveltuu lähinnä rutiinitoimiin, kuten pöytäkirjojen tarkastamiseen ja jäsenhakemusten käsittelyyn.

Yhdistyksen jäsenkokous

Yhdistysten jäsenkokoukset ovat yhdistyksen virallisin julkinen tapahtuma, sillä niissä päätetyt asiat on tehty jäsenistön mandaatilla. Jäsenkokousten valmistelu ja järjestäminen tulee valmistella huolella.

Ennen kokousta

  • Hallitus päättää kutsua yhdistyksen kokouksen koolle. Kokousta voivat vaatia myös yhdistyksen jäsenet siten, kuin säännöissä on määrätty.
  • Tarkista, että kaikki tarvittava on kirjattu kokouskutsuun. Joitain asioita ei voi käsitellä kokouksessa, jos siitä ei ole mainintaa kutsussa (esim. sääntömuutokset).
  • Varmista esimerkiksi yhdistyksen säännöistä, että kaikki kokouksen aikana tarvittavat asiakirjat on laadittu hyvissä ajoin.
  • Kokouskutsu pitää lähettää jäsenille hyvissä ajoin, yleensä kolme viikkoa ennen piiriyhdistyksen kokousta (tarkista yhdistyksen säännöistä) ja neljä viikkoa ennen puolueen kokousta.
    • Varmista tilavaraus ennen kokouskutsun lähettämistä.
    • Kokouskutsu toimitetaan jäsenille jäsenrekisterin kautta sähköpostilla.
    • Merkitse kokous myös puolueen kalenteriin. Jos sinulla ei ole oikeuksia päivittää kalenteria, ota yhteyttä puoluehallitukseen.
    • Luo kokoukselle myös Facebook-tapahtuma ja mainosta tilaisuutta muissa someryhmissä avoimesti. Kehoita aktiiveja kutsumaan paikalle piraattipotentiaalia.
  • Kokoukseen tulossa olevat, mahdolliset kokousaloitteet, kannattaa käydä läpi hallituksen kanssa viimeistään viikkoa ennen kokousta.
    • Aloitteita ei voi hylätä ilman painavia perusteita (käytännössä aloitteen tulisi olla lainvastainen tai täysin asiaton).
    • Hyvää hallintoa on ilmoittaa hylätyistä aloitteista ja perustella niiden hylkääminen lyhyesti jäsenkokouksen aikana.
  • Jäsenillä pitää olla pääsy kaikkiin kokouksen asiakirjoihin (ml. aloitteet) hyvissä ajoin ennen kokousta.

Kokouspäivänä ja sen jälkeen

  • Vastuuhenkilöiden (esim. tapahtumavastaava) pitää olla kokouspaikalla ajoissa, ja:
    • Järjestellä kokoussali.
    • Tarkistaa äänentoisto tarvittaessa.
    • Tuoda paikalle rekvisiittaa, kuten puolueen roll-up tai lippu, sekä resurssien rajoissa myyntiartikkeleita, esitteitä ja syötävää.
    • Varmistaa etäyhteyden toimivuus, jos se on käytössä.
  • Hallituksen puheenjohtaja aloittaa kokouksen, joka käydään esityslistan mukaisesti.
  • Kokouksen päätyttyä puheenjohtaja varmistaa, että tarvittavat vastuutehtävät on jaettu hallitukselle.
  • Hallitus käy tarvittavat toimet läpi seuraavassa kokouksessaan.

Lisätietoja kokouskäytänteistä

Noudettu kohteesta ”https://wiki.piraattipuolue.fi/index.php?title=Ohje_kokousten_koolle_kutsumiseksi&oldid=73769”