Piraattinuorten halko 5.10.2009

PÖYTÄKIRJA
Piraattinuoret ry
Hallituksen kokous

Aika: 5.10.2009 kello 18.30
Paikka: #hallituskokous, PirateNet-IRC-verkko

Läsnä:

Lari Yltiö (puheenjohtaja)
Aleksi Hankalahti
Joonas Mäkinen
Riku-Juhani Niemelä
Dorrit Näsi
Matias Pajulahti
Lotta Söderholm
Ari Vaarnas
Tero Keinänen (sihteeri)

Varajäsenet (ei äänivaltaa):
Thomas Nybergh
Ukko-Pekka Itäpelto

1. Kokouksen avaaminen
    Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 18.39.
    
2. Kokoussihteerin valinta
    Valittiin kokouksen sihteeriksi Tero Keinänen.
    
3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
    Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
    
4. Esityslistan hyväksyminen työjärjestykseksi
    Hyväksyttiin esityslista työjärjestykseksi muutoksitta.
    
5. Ilmoitusasiat
    Marraskuussa on tulossa Piraattinuorten ja Ung Piratin järjestämä matka 
    Ruotsiin.
    
6. Uusien jäsenten hyväksyminen
    Päätettiin lykätä uusien jäsenten hyväksymistä seuraavaan kokoukseen.
    
7. Tietoturva-asiat / jäsenrekisterin selkeyttäminen
    Päätettiin, että uusien jäsenien hyväksyminen lopetetaan väliaikaisesti 
    kunnes löydetään turvallinen tapa käsitellä hakemuksia.
    
8. Uuden rekisteriselosteen hyväksyminen
    Hyväksyttiin uusi rekisteriseloste (liite 1) muutoksin:

    * Lisättiin 4. kohtaan maininta mahdollisuudesta käyttää tietoja 
      tilastojen kokoamiseen.
    
9. Edellisen pöytäkirjan tarkastus
    Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 2) tarkennuksella 
    varajäsenen äänivallasta.
    
10. Piraattinuorten valtakunnallisen toiminnan aktivoiminen
    Päätettiin selvitellä toimintaa erityisesti yliopistokaupungeissa 
    seuraavaan kokoukseen mennessä.
    
11. Seuraava kokous
    Seuraava hallituksen kokous pidetään 19.10. kello 18.30.
    
12. Muut esille tulevat asiat
    Ei muita esille tulevia asioita.
    
13. Kokouksen päättäminen 
    Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 19.42.


-------------------------------------------------------------------------------
    
LIITE 1 – Uusi rekisteriseloste
 
REKISTERISELOSTE
Henkilötietolaki (523/99) 10 §

Laatimispvm: 05.10.2009

1. Rekisterinpitäjä

Nimi

Piraattinuoret

Yhteystiedot

Lari Yltiö (puheenjohtaja)

etunimi.sukunimi@piraattinuoret.fi

p. 050 340 2144

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Nimi

Tero Keinänen (pääsihteeri)

Yhteystiedot

etunimi.sukunimi@piraattinuoret.fi
p. 044 371 8502

3. Rekisterin nimi

Piraattinuorten jäsenluettelo

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Piraattinuorten jäsenluettelon tarkoituksena on kerätä Piraattinuorten 
jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut 
yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Tiedoista voidaan koota
tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

5. Rekisterin tietosisältö

Jäsenluetteloon kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n 
vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka ja lisäksi 
sähköpostiosoite ja syntymäaika. Vapaaehtoisina tietoina kerätään nimimerkki, 
osoite ja puhelinnumero.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenluettelon tiedot saadaan jäsenyyttä hakevan tai jäsenen omalla 
ilmoituksella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan 
talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan 
talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä säilytetään asianmukaisesti suojattuna sähköisessä 
tietojärjestelmässä ja paperilla. Rekisteriin on pääasiallisesti pääsy 
ainoastaan rekisteriasioista vastaavalla henkilöllä, ylläpitovastaavilla ja 
hallituksen puheenjohtajalla. Piraattinuorten hallituksen varsinaisilla- ja 
varajäsenillä on tarvittaessa pääsy rekisteriin.